Mental Health Privacy Practices

COMMUNITIES IN SCHOOLS OF GREATER TARRANT COUNTY MENTAL HEALTH CLINICAL COUNSELING PROGRAM NOTICE OF PRIVACY PRACTICES

 

A client’s mental health record contains personal health information referred to as “PHI”. PHI may identify the client and relates to past, present, or future physical or mental health condition(s) and related health care services. This Notice of Privacy Practices describes 1) how we, Communities In Schools of Greater Tarrant County, may use and disclose a client’s PHI in accordance with applicable law, 2) client’s rights, and 3) how the client may gain access to and control their PHI. 

Communities in Schools of Greater Tarrant County (CIS) is required by law to maintain the privacy of all clients’ PHI and to abide by the terms of this Notice of Privacy Practices (NOPP), which includes notice of the legal duties and privacy practices with respect to PHI. We reserve the right to change the terms of our NOPP at any time; any new NOPP will be effective for all PHI that we maintain at that time.  We will provide all clients with a copy of any revised NOPP by posting a copy on the CIS website, sending a copy to all active clients in the mail or email upon request, or providing one at the next appointment.

HOW WE MAY USE/DISCLOSE PHI:

    • With Initial Written Consent for Treatment
      • By consenting to treatment with Communities In Schools of Greater Tarrant County, a client’s PHI may be used/disclosed for the purpose of providing, coordinating, or managing health care treatment and related services, such as consultation with clinical supervisor(s) or other treatment team members, including school/district personnel (for student clients only).
      • PHI may be used/disclosed to third-party services (i.e. technological support services, electronic record keeping, data tracking and analysis, etc.) for the purposes of Health Care Operations. All third-parties have a written contract with Communities In Schools of Greater Tarrant County that requires the third-party to safeguard the privacy of all PHI.
    • With Separate Authorization
      • Many clients wish to involve other parties in their treatment, which requires coordination. We may only disclose a client’s PHI to professionals outside of CIS with prior written authorization. This authorization, which includes the release of psychotherapy notes and treatment summaries, may be revoked at any time, will be reviewed/updated every year, and will expire on the date listed on the Authorization form.
      • If a client wishes to involve other family members in their care, they may give prior verbal authorization. This will be noted in the client’s file; the client may revoke this authorization at any time.
      • Communities In Schools of Greater Tarrant County supervises clinical interns and supervisees and utilizes these individuals as Mental Health Counselors in some circumstances. PHI is disclosed to clinical interns and supervisees only with prior written authorization.
    • Without Separate Authorization (Verbal or Written)
      • Under the law, we must make disclosures in certain circumstances. These circumstances include 
        • The Secretary of the Department of Health and Human Services for the purpose of investigating or determining compliance with the requirements of the Privacy Rule
        • The Texas Behavioral Health Executive Council, the Texas State Board of Social Work Examiners, and/or the Department of Health and Human Services for the purposes of audits or investigations
        • Department of Family Protective Services for the purpose of reporting abuse and/or neglect
        • The courts for judicial and administrative proceedings, by court order
  • Law Enforcement or others reasonably able to prevent or lessen threat of harm to the client/the public in case of an emergency, national security concerns, or concerns for public safety (Duty to Warn)

A CLIENT’S RIGHTS REGARDING HIS OR HER OWN PHI
All clients have the following rights regarding their own PHI maintained by our office. To exercise any of these rights, please submit a request in writing to the CIS Privacy Officer, Lauren Sly, LMSW, at 5601 Bridge Street, Suite 501, Fort Worth, Texas, 76112.

  • Right of Access to Inspect and Copy 
    • All clients have the right to inspect and copy PHI that may be used to make decisions about a client’s care. The client’s right to inspect and copy PHI will be restricted only in those situations where there is compelling evidence that access would cause serious harm.
  • Right to Amend
    • If a client feels that his or her PHI is incorrect or incomplete, the client may request an amendment to the information. Please note that an agreement to the requested amendment is not guaranteed.
  • Right to an Accounting of Disclosures
    • All clients have the right to request an accounting of certain PHI disclosures. 
  • Right to Request Restrictions
    • All clients have the right to request a restriction or limitation on the use or disclosure of PHI for treatment or health care operations. An agreement to the request is not guaranteed.
  • Right to Request Confidential Communication
    • All clients have the right to request that we communicate about medical matters in a certain way or at a certain location.
  • Right to Copy of this Notice
    • All clients have the right to a copy of this notice.

BREACH NOTIFICATION 

If there is a breach of a client’s unsecured PHI, we may be required to notify the client of this breach, including what happened and what the client can do to protect themselves. The client authorizes Communities In Schools of Greater Tarrant County to provide notice verbally or in written form in the event of a breach of a client’s PHI.

CIS’ RIGHT TO AMEND

Occasionally, changes to law and practice standards require internal edits and/or updates to our documents. We reserve the right to change the terms of our documents at any time; these changes will be reflected in the previously signed documents in the client’s electronic record. We will provide all clients with a copy of any revised documents by sending a copy to all active clients in the mail or email upon request or providing a copy at the next appointment. The client will not be required to sign new documents unless the changes effect the way in which clients interact with the counselor.

COMPLAINTS
If any individual believes someone with Communities In Schools of Greater Tarrant County has violated privacy rights, the individual has the right to file a complaint. The individual may do so by using the Complaints Form found by visiting cistarrant.org or by contacting Lauren Sly, LMSW, the HIPAA Privacy and Security Officer, at 5601 Bridge Street, Suite 501, Fort Worth, Texas, 76112 or (817) 446-5454. An individual may also file a complaint with the Secretary of Health and Human Services at 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, or by calling (202) 619-0257 (HIPAA concerns) or with the Texas Behavioral Health Executive Council at 333 Guadalupe St, Ste. 3-900, Austin, Texas, 78701or by calling 1-800-821-3205.

The law prohibits any retaliation against any persons for filing a complaint. All complaint records are kept for 6 years of the creation or effective date.

The effective date of this Notice is July 31, 2023.

 

COMMUNITIES IN SCHOOLS OF GREATER TARRANT COUNTY MENTAL HEALTH CLINICAL COUNSELING PROGRAM NOTICE OF PRIVACY PRACTICES (SPANISH)

 

El registro de salud mental de un cliente contiene información de salud personal denominada “PHI”. La PHI puede identificar al cliente y se relaciona con condiciones de salud física o mental pasadas, presentes o futuras y servicios de atención médica relacionados. Este Aviso de prácticas de privacidad describe 1) cómo nosotros, las comunidades en las escuelas del gran condado de Tarrant, podemos usar y divulgar la PHI de un cliente de acuerdo con la ley aplicable, 2) sus derechos y 3) cómo puede obtener acceso y controlar su PHI .

La ley exige a Communities in Schools of Greater Tarrant County (CIS) mantener la privacidad de la PHI de todos los clientes y cumplir con los términos de este Aviso de prácticas de privacidad (NOPP), que incluye un aviso de los deberes legales y las prácticas de privacidad con respecto a la PHI. Nos reservamos el derecho de cambiar los términos de nuestro NOPP en cualquier momento; cualquier nuevo NOPP será efectivo para toda la PHI que mantenemos en ese momento. Proporcionaremos a todos los clientes una copia de cualquier NOPP revisado publicando una copia en el sitio web de CIS, enviando una copia a todos los clientes activos por correo o correo electrónico cuando lo soliciten, o proporcionándoles una en la próxima cita.

CÓMO PODEMOS UTILIZAR / DIVULGAR LA PHI:

  • Con consentimiento inicial por escrito para el tratamiento
    • Al dar su consentimiento para el tratamiento con Comunidades en las escuelas del Gran Condado de Tarrant, la PHI de un cliente puede usarse / divulgarse con el propósito de proporcionar, coordinar o administrar el tratamiento de atención médica y los servicios relacionados, como la consulta con los supervisores clínicos u otros miembros del equipo de tratamiento, incluido el personal de la escuela / distrito (solo para clientes estudiantes).
    • La PHI se puede usar / divulgar a servicios de terceros (es decir, servicios de apoyo tecnológico, mantenimiento de registros electrónicos, seguimiento y análisis de datos, etc.) para fines de Operaciones de atención médica. Todos los terceros tienen un contrato escrito con Communities In Schools of Greater Tarrant County que requiere que el tercero proteja la privacidad de toda la PHI.
  • Con autorización separada
    • Muchos clientes desean involucrar a otras partes en su tratamiento, lo que requiere coordinación. Solo podemos divulgar la PHI de un cliente a profesionales fuera de CIS con autorización previa por escrito. Esta autorización, que incluye la publicación de notas de psicoterapia y resúmenes de tratamientos, puede revocarse en cualquier momento, se revisará / actualizará cada año y vencerá en la fecha que se indica en el formulario de autorización.
  • Si desea involucrar a otros miembros de la familia en su cuidado, puede dar una autorización verbal previa. Esto se anotará en su archivo. Puede revocar esta autorización en cualquier momento.
  • Communities In Schools of Greater Tarrant County supervisa a los internos clínicos y supervisa y utiliza a estos individuos como consejeros de salud mental en algunas circunstancias. La PHI se divulga a los pasantes clínicos y supervisados ​​solo con su autorización previa por escrito.
  • Sin autorización separada (verbal o escrita)
    • Según la ley, debemos hacer divulgaciones en determinadas circunstancias. Estas circunstancias incluyen
      • El Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos con el propósito de investigar o determinar el cumplimiento de los requisitos de la Regla de Privacidad.
      • El Consejo Ejecutivo de Salud del Comportamiento de Texas, la Junta Estatal de Examinadores de Trabajo Social de Texas y / o el Departamento de Salud y Servicios Humanos para fines de auditorías o investigaciones.
      • Departamento de Servicios de Protección Familiar con el propósito de reportar abuso y / o negligencia
      • Los juzgados de procedimientos judiciales y administrativos, por orden judicial.
      • Aplicación de la ley u otros que razonablemente puedan prevenir o disminuir la amenaza de daño a usted / su estudiante / el público en caso de una emergencia, preocupaciones de seguridad nacional o preocupaciones de seguridad pública (Deber de advertir)

LOS DERECHOS DEL CLIENTE CON RESPECTO A SU PROPIA PHI

Todos los clientes tienen los siguientes derechos con respecto a su propia PHI mantenida por nuestra oficina. Para ejercer cualquiera de estos derechos, envíe una solicitud por escrito al Oficial de Privacidad de CIS, Lauren Sly, LMSW, en 5601 Bridge Street, Suite 501, Fort Worth, Texas, 76112.

  • Derecho de acceso para inspeccionar y copiar
  • Todos los clientes tienen derecho a inspeccionar y copiar la PHI que se puede utilizar para tomar decisiones sobre la atención de un cliente. El derecho del cliente a inspeccionar y copiar la PHI se restringirá solo en aquellas situaciones en las que exista evidencia convincente de que el acceso podría causar daños graves.
  • Derecho a enmendar
  • Si un cliente siente que su PHI es incorrecta o está incompleta, el cliente puede solicitar una enmienda a la información. Tenga en cuenta que no se garantiza la aceptación de la modificación solicitada.
  • Derecho a un informe de divulgaciones
  • Todos los clientes tienen derecho a solicitar un informe de ciertas divulgaciones de PHI.
  • Derecho a solicitar restricciones
  • Todos los clientes tienen derecho a solicitar una restricción o limitación en el uso o divulgación de PHI para tratamiento u operaciones de atención médica. No se garantiza la aceptación de la solicitud.
  • Derecho a solicitar comunicación confidencial
  • Todos los clientes tienen derecho a solicitar que nos comuniquemos sobre asuntos médicos de una manera determinada o en un lugar determinado.
  • Derecho a una copia de este aviso
    • Todos los clientes tienen derecho a una copia de este aviso. 

NOTIFICACIÓN DE INCUMPLIMIENTO 

Si hay una violación de la PHI del cliente, es posible que se nos solicite que notifiquemos al cliente de esta violación, incluido lo que sucedió y lo que el cliente puede hacer para protegerse a sí mismo. El cliente autoriza a Comunidades en las Escuelas del condado de Greater Tarrant a proporcionar un aviso verbalmente o por escrito en caso de una violación de la PHI del cliente. 

EL DERECHO DE CIS DE MODIFICAR

Ocasionalmente, cambios a leyes y estándares de practica requieren correcciones internas y/o revisiones a nuestros documentos. Mantenemos el derecho de cambiar los términos de nuestros documentos en cualquier momento; estos cambios se reflejarán en los documentos firmados previamente en el record electrónico del cliente. Proporcionaremos una copia de cualquier documento revisado a todos los clientes por medio de envío en correo o por correo electrónico si lo piden o en la próxima cita. No se le requerirá al cliente que firme nuevos documentos a menos que los cambios afecten la manera en la cual interactúan los clientes con el consejero. 

QUEJAS

Si alguna persona cree que alguien de Communities In Schools of Greater Tarrant County ha violado los derechos de privacidad, la persona tiene derecho a presentar una queja. La persona puede hacerlo utilizando el Formulario de quejas que se encuentra en cistarrant.org o comunicándose con Lauren Sly, LMSW, Oficial de Privacidad y Seguridad de HIPAA, en 5601 Bridge Street, Suite 501, Fort Worth, Texas, 76112 o (817 ) 446-5454. Una persona también puede presentar una queja ante el Secretario de Salud y Servicios Humanos en 200 Independence Avenue, SW, Washington, DC 20201, o llamando al (202) 619-0257 (inquietudes de HIPAA) o con el Consejo Ejecutivo de Salud Conductual de Texas al 333 Guadalupe St ;, Ste. 3-900, Austin, Texas, 78701 o llamando al 1-800-821-3205.

La ley prohíbe cualquier represalia contra cualquier persona por presentar una queja. Todos los registros de quejas se mantienen durante 6 años a partir de la creación o la fecha de vigencia.

La fecha de vigencia de este Aviso es el 1 de agosto de 2022.

 

NOTICE TO CLIENTS

Figure: 22 TAC 884.31(b)

 

The Texas Behavioral Health Executive Council investigates and prosecutes professional misconduct committed by marriage and family therapists, professional counselors, psychologists, psychological associates, social workers, and licensed specialists in school psychology.

Although not every complaint against or dispute with a licensee involves professional misconduct, the Executive Council will provide you with information about how to file a complaint.

To file a complaint with the Texas Behavioral Health Executive Council, please contact the Council using the information below:

Texas Behavioral Health Executive Council

333 Guadalupe St., Ste. 3-900
Austin, Texas 78701
Tel. (512) 305-7700
1-800-821-3205 24-hour, toll-free complaint system

To file a complaint with Communities In Schools of Greater Tarrant County, please contact Lauren Sly, LMSW using the information below:

Communities In Schools of Greater Tarrant County

Attn: Lauren Sly, LMSW

5601 Bridge St., Ste. 501
Fort Worth, Texas 76112
Tel. (817) 446-5454

To file a HIPAA Privacy and Security Complaint, please contact the Secretary of Health and Human Services using the information below:

Secretary of Health and Human Services

200 Independence Ave, S.W.

Washington, D.C., 20201
Tel. (202) 619-0257

AVISO A CLIENTES

Figure: 22 TAC 884.31(b)

El Consejo Ejecutivo de Salud Conductual de Texas investiga y procesa la mala conducta profesional cometida por terapeutas matrimoniales y familiares, consejeros profesionales, psicólogos, psicológicos asociados, trabajadores sociales y especialistas con licencia en psicología escolar.

Aunque no todas las quejas o disputas con un titular de licencia implican mala conducta profesional, el Consejo Ejecutivo le proporcionará información sobre cómo presentar una queja.

Para presentar una queja ante el Consejo Ejecutivo de Salud Conductual de Texas, comuníquese con el Consejo utilizando la siguiente información:

Consejo Ejecutivo de Salud Conductual de Texas
333 Guadalupe St., Ste. 3-900
Austin, Texas 78701
Tel. (512) 305-7700
1-800-821-3205 Sistema de quejas gratuito las 24 horas

Para presentar una queja ante Comunidades en las Escuelas del gran condado de Tarrant, comuníquese con Lauren Sly, LMSW utilizando la siguiente información:

Comunidades en las Escuelas del condado de Greater Tarrant
A la atención de: Lauren Sly, LMSW
5601 Bridge St., Ste. 501
Fort Worth, Texas 76112
Tel. (817) 446-5454

Para presentar una queja de privacidad y seguridad de HIPAA, comuníquese con la Secretaría de Salud y Servicios Humanos utilizando la siguiente información:

Secretario de Salud y Servicios Humanos
200 Independence Ave, S.W.
Washington, D.C., 20201
Tel. (202) 619-0257